公司名下没有车辆,但是外出办事又十分需要。这种情况下,老板以及员工都会直接使用自己的车辆,于是,也就出现了私车公用。

具体我们可以理解为,因公司经营需要,老板或者员工将名下自有车辆暂时交与公司使用,公司向其报销汽油费、路桥费、汽车维修费、保险费等费用或者发放补贴。

但是如何补贴,如何进行财务核算以及税务处理,进一步如何规避报销不规范的现象,也成为了困扰许多企业的新问题。员工私车公用报销操作不当就会带来涉税风险,导致被认定税前列支不合理,这些都需要老板和财务提前注意。

税务局的连翻质问

在许多老板的观念里,车是自己的,公司也是自己的,自己的车给自己的公司用是一件很正常的事情,没有必要区分的那么清楚。

所以,自己的车发生的过路费、汽油费等等自然也应该在公司报销。员工的车用于办业务时产生的费用也是同理,应该给予报销。财务也理所当然的进行税前扣除。

但是在税务检查的时候,就会碰到下面这种有理说不清的状况,这也是真实发生过的,我们来回顾一下实际场景:

税务人员:为什么管理费用列支了这么多的交通费?这些费用不能在所得税前扣除。

财务:公司自有车辆有限,这些钱都是老板和员工用自己的车为公司跑业务花的,公司承担相关费用。为什么不能在所得税前扣除呢?

税务人员:这车是挂在谁名下的?

财务:是老板和员工各自的车。

税务人员:员工是员工,公司是公司,两个不是一回事。所以,这个费用不能在公司报销,更不能所得税前扣除。

财务:但是私人的车确实是被公司用了啊!

税务人员:你有什么证据证明他们的车子被公司用了?有合同吗?每一笔有发票吗?如果每个员工都说都是因为公司才用的,所有费用都要让你报销,你觉得合适吗?

财务心想,这也确实不是没有可能。但是不能报,又没法给老板交代。

公司用员工的车,费用报销凭证取得难度大,税前列支也就容易被税务人员认定为不合理,也就容易出现报销不规范的问题。那私车公用,到底应该怎么处理呢?

固有方法也存在问题

一般公司在处理这类情况时,常会使用实报实销、或者公司与员工之间签署租车协议的方式。

先来说说实报实销,员工需要向公司提供汽车消费发票再进行报销。企业根据个人所得税法的相关规定,按照“工资薪金”税目计算并代扣代缴个人所得税。

现实操作起来比较麻烦,而且时间久了之后也容易分不清公用还是私用。很多情况下,车辆都是公私混用的,也就是说发票可能存在真真假假一起混报的现象,这也给公司带来了一定的涉税风险。

比如加油票这类发票很容易出现舞弊,很多企业就会找些私人发生的费用取得的发票,甚至去虚开一些加油费发票在企业账务列支,主要目的就是虚增费用,减少企业所得税的支出。

税务处理中,这部分问题很容易忽视,但是忽视并不代表就是合法合规的。

第二种是员工和公司签订租赁合同,公司租用员工车辆并支付租赁费用。

公司与员工签订租赁合同的,支付给员工的租金等费用,企业到税务机关代开发票是按“财产租赁所得”,适用20%税率代扣代缴个人所得税。

这两种支付方式不同,个人所得税的税务处理也不同。

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